Googleドキュメントで書類を作り、PDF化する

Googleドキュメントで書類を作り、PDF化する

Googleドキュメントとは?

GoogleがWordのように使えるドキュメントアプリです。書類を作成したり、作成した文書をPDF化することができます。

ウェブ上で作成することが多いので、作成途中で、共有にすれば、共同作業も出来ます。オフラインで同期せずに作成を進めることも出来ます。

しかもGoogleドキュメントは保存をしなくても、自動保存してくれます。使いやすいので、Word形式の文書を作る時は、もっぱらGoogleドキュメントを使用しています。

Googleドキュメントはクラウドでどこからでもアクセスできる

Googleアカウントを持っていれば、作ったGoogleドキュメントをどこからでもアクセス出来ます。

つまり、Googleアカウントでログインすれば、どのPCからでもファイルが作成でき、保存も自動保存されます。PCだけでなく、Googleドキュメントアプリがあれば、アンドロイド端末やiPhoneやiPadといったiOS端末などのスマホでも作成でき、書いたファイルの編集、閲覧もどこからでもできます。

12 Googleドキュメント

では、試しにGoogleドキュメントを使ってみましょう。

Googleドキュメントは、Googleアカウントがあればできます。Googleアカウントがない場合は、Googleアカウントから作成してください。

Googleサービスを使うためにGoogleのアカウントを作成する

Googleドキュメントを使ってみる

Googleドキュメントを開く

Google Chromeを開いて、Googleドライブを開いて見ましょう。

1Googleドライブを開く

Googleドライブを開いたら、新規をクリックして、開いたメニューのGoogleドキュメントをクリックします。

2ドキュメント

ドキュメントの文書を入力する

新しいGoogleドキュメントが開くので、ここで文書を入力して下さい。

3新しいドキュメント作成

文書を作成します。Wordで文書を作成するようにキーボードで入力して、作成して下さい。

3やり直し文書作成

 

ファイル名を付ける

ファイル名を付けます。右上のテキストボックスをクリックします。

クリックすると、自動的に文書の最初の行が、ファイル名となります。

5ファイル名

ファイル名は自動的に作成されますが、それを編集出来ます。

6ファイル名編集

ページ設定(ページの向き変更、サイズ変更、余白変更、ページの色変更)

ページ設定をします。先に文書を作成する前に、ページ設定をしてもいいです。

ファイルをクリックして、開いたメニューのページ設定をクリックします。

7ページ設定

ページ設定がポップアップで表示されます。

ページの向きや、余白、用紙サイズ、ページの色を変更することが出来ます。

8ページ設定を表示

用紙サイズボタンをクリックすると、用紙サイズの一覧が表示されます。

ここで用紙サイズ変更が出来ます。出力するサイズや、データで表示されるのに合わせてサイズを変更出来ます。

9出力するサイズ

A5に変更してみました。サイズがA5になり、スリムになります。

ページ設定で、ページの色の設定も出来ます。ページの色のイメージをクリックして下さい。すると、色のパレットが表示されます。

11 色のパレット

参考に、明るい緑3に変更してみました。文書を確認すると、こんな感じになります。

12明るい緑3に変更

その他、ページの向きや、余白も変更できます。用途に合わせて変更して下さい。

画像を挿入する

画像を文書に入れます。文書の中で画像を入れたい箇所をクリックして、カーソルを点滅させておいて下さい。

その後、挿入をクリックして、メニューを開きます。その中の画像をクリックして下さい。

13画像挿入

画像を挿入画面が開くので、そこへ入れたい画像をドラッグするか、画像ファイルを選択して下さい。

15ドラッグ

画像がアップロードされます。アップロードが終了したら、画像を入れたい箇所でクリックしたところに画像が挿入されます。

17アップロード

画像が大きいので、小さくします。画像をクリックして周りが青色になり、編集可能にします。

四隅にカーソルを持って行き矢印が出たら、そのままドラックした画像を小さくします。

18四隅をドラッグ

ファイルを作成したら、PDFでダウンロードします。

Googleドキュメントで作成した書類をPDFにする

PDFでダウンロード

ファイル>開いたメニューから、形式を指定してダウンロードを選び、PDFドキュメントをクリックして下さい。

19PDF

自分のPCにダウンロードされます。

23ダウンロードされた

ダウンロードされる箇所は、設定にあるダウンロードの設定によって違います。

参考)ダウンロードされる箇所の確認

22保存場所

Googleドキュメントで作成した文書がPDF化されました。

24PDF化される

参考)Googleドキュメントで作成したファイルは容量を使わない

Googleドキュメントで作成した表は、Googleドライブの使用容量を使いません。画像をアップロードしても0バイトのままで全く容量を使っていません。

25使用容量を使わない

PDFをダウンロードしたのをアップロードすると、容量を使います。

文書を作成するのに、Googleドキュメントで下書き→作成し、必要な書類はPDFでダウンロードすれば、Googleドライブでは容量を圧迫せずに使用できるので、便利だと思います。

 

その他のGoogleの容量についての記事

Googleのストレージの使用中の状況を確認する

Googleファイルならストレージを無制限に使える

Googleフォトは保存の仕方で無料で無制限に使えるクラウドサービス

➡Goolgeアプリは便利でよく使います。難しくない内容を目指してPC情報を出しています。その他のPC情報はPC関係情報をご覧下さい。

➡iPadなどのタブレット、スマホなどの情報は、別コンテンツ、スマホやアプリの小さな役立ち情報をご覧ください。

この記事は、Windows10 Pro, Google Chrome バージョン: 61.0.3163.91(Official Build) (64 ビット)で確認しました。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。